Ogni giorno tutti noi riceviamo decine di email promozionali e informative, alcune molto utili, altre estremamente fastidiose. Sono le newsletter, messaggi email inviati ad un gruppo selezionato di indirizzi email a cui ci si iscrive volontariamente oppure perché si è scelto di attivare o utilizzare un servizio che prevedeva, appunto, l’iscrizione ad una newsletter. È questo il tema del #tutorialweca di oggi.

Vi è mai capitato di ricevere newsletter a puntate? Come se le comunicazioni fossero consecutive, una legata all’altra, all’interno di un percorso che si vuole far seguire al destinatario delle comunicazioni? Si chiama email automation, una strategia molto utilizzata nei sistemi di vendita in cui si vuol cercare di convertire un utente in cliente.

A questo punto la domanda è: una parrocchia o una realtà religiosa ha bisogno di strategie comunicative di questo tipo? La risposta secondo noi è sì. E cercheremo di spiegarvi il perché, nel tutorial di questa settimana, parlandovi anche di uno dei tool più utilizzati settore: Mailchimp.

Partiamo dalle newsletter. Tutti noi che operiamo in qualsiasi realtà parrocchiale, religiosa o associativa dovremmo avere una rubrica… non solo di numeri telefonici ma anche di indirizzi email. Contatti a cui poter inviare comunicazioni periodiche, informative sulle nostre attività, sugli eventi, sul programma settimanale e mensile e tanto altro ancora. Finora abbiamo inviato email a centinaia (se non migliaia) di destinatari attraverso la nostra casella di posta elettronica? Allora sicuramente ci saremo accorti che ci sono dei limiti… possiamo inviare solo a piccoli gruppi di destinatari alla volta e, se esageriamo, rischiamo che le nostre comunicazioni finiscano in spam. Vediamo insieme come poter superare questi e altri limiti utilizzando Mailchimp.

Prima di tutto è necessario iscriversi, scegliendo il piano gratuito (che ci permette di inviare mail fino a 2000 contatti) e compilando tutti i campi richiesti. Durante la procedura guidata ci viene chiesto se abbiamo dei contatti email da importare. Scegliendo “Sì” possiamo importare tutta la rubrica in nostro possesso anche attraverso un file Excel. Finita la procedura potremo organizzare i contatti in gruppi di invio (funzione molto utile se vogliamo differenziare le comunicazioni in base al gruppo di appartenenza dei destinatari). Tutti gli strumenti per gestire i contatti sono sotto la voce AUDIENCE presente nel menu di Mailchimp. Dimenticavo una cosa importante… allo stato attuale Mailchimp non prevede una versione italiana… quindi bisognerà conoscere un po’ di inglese per usarlo al massimo.

Tutte le funzionalità invece per inviare la nostra prima newsletter le troviamo sotto la voce CAMPAINGS -> ALL CAMPAIGNS. In alto a destra della pagina possiamo cliccare sul bottone CREATE CAMPAIGN. In questa pagina troviamo un potente strumento che ci permette di scegliere i nostri destinatari (tutti quelli presenti in rubrica oppure un gruppo precedentemente creato), inserire l’oggetto della comunicazione (con tanto di sottotitolo che compare nelle app di ultima generazione come la Gmail) e infine il layout (il corpo) della vostra email. Per la scrittura del corpo del messaggio Mailchimp mette a disposizione diversi schemi preimpostati in cui è possibile, attraverso un editor visuale, gestire titoli, paragrafi e immagini. Sì, possiamo inserire anche le immagini senza aver paura che le nostre email finiscano in spam grazie ai potenti e garantiti servers di Mailchimp. Terminata la creazione del corpo del messaggio possiamo salvare tutto e decidere di inviare subito la newsletter oppure farlo in un secondo momento (nelle versioni a pagamento di Mailchimp è possibile anche pianificare l’invio in un giorno prestabilito).

Se avete un sito web fatto in WordPress è possibile integrare Mailchimp nelle vostre pagine. L’indirizzo email che viene lasciato quando si compila un modulo potrebbe finire automaticamente nella vostra rubrica su Mailchimp grazie ad alcuni plugin gratuiti scaricabili dal repository di WordPress. Mi raccomando però! È necessario informare l’utente che si verrà iscritti alla newsletter attraverso un’informativa privacy redatta per bene.

Solo qualche parola infine sull’email automation, strategia offerta da Mailchimp solo nelle versioni a pagamento. Immaginiamo di programmare una “catena” di email per ciascun utente che si iscrive al nostro servizio: possono essere i testi delle catechesi che ogni giovedì si tengono in parrocchia, oppure una piccola riflessione quotidiana da inviare automaticamente ogni giorno nelle caselle email dei destinatari. Interessante, no? Queste funzioni sono illustrate nella sezione AUTOMATIONS della dashboard di Mailchimp.

Un consiglio conclusivo… le newsletter sono un potente strumento di comunicazione nelle nostre mani ma, come ogni cosa, è meglio non abusarne per evitare che anche le nostre comunicazioni finiscano nell’odiosa posta indesiderata dei nostri destinatari.

Testo: Danilo Di Leo